Denne guide er skrevet til revisorer, der skal gennemgå en forenings regnskab i Forenigsvirke Online. Formålet er at gøre det nemt at finde posteringer, bilag, opkrævninger og de rapporter, man typisk bruger i en revision.
Hvad er revisors opgave, og hvad bør I kigge efter
Revisors opgave er at opnå tilstrækkelig sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlige fejl, og at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med foreningens vedtægter, beslutninger fra generalforsamlingen og almindelig regnskabspraksis.
I en typisk foreningsrevision vil fokus ofte være:
- Om resultatopgørelsen er retvisende og fuldstændig
- Om balanceposter er afstemt og dokumenteret
- Om indtægter er opkrævet korrekt og indbetalt
- Om udgifter er korrekte, vedrører foreningen og er dokumenteret med bilag
- Om periodiseringer er anvendt korrekt ved årsafslutning
- Om budgetopfølgning og større afvigelser kan forklares
Kort overblik over økonomimodulet
Økonomidelen i er bygget op om:
- Kontoplanen, hvor alle konti findes. Denne findes i venstre menu under Økonomi -> Kontoplan.
- Posteringer, hvor alle bogførte bevægelser fremgår. Disse findes i venstre menu under Økonomi -> Posteringer.
- Udgifter og fakturaer, som er de primære kilder til posteringer. Disse findes i venstre menu under Udgifter -> Udgifter og Indtægter -> Fakturaer.
- Rapporter, hvor resultatopgørelse og balance vises. Disse findes i venstre menu under Rapporter.
- Bankkonti og afstemning, hvor bankposter kan matches mod bogføringen. Disse findes i venstre menu under Økonomi -> Bankkonti.
Grundlæggende navigation for revisor
Skift regnskabsår
Mange visninger filtrerer på regnskabsår. Skift regnskabsår i højre top, så du står i det regnskabsår, der skal revideres. Hvis du oplever, at noget ser "tomt" ud, skyldes det ofte, at du står i et forkert regnskabsår.
Find posteringer på en konto
Der er to typiske veje:
- Fra rapport til konto: Åbn en rapport, klik dig ind på den relevante konto og se kontoens posteringer
- Direkte via kontoplan: Gå til Økonomi og kontoplan, åbn kontoen og se alle posteringer på kontoen
Eksport til Excel og PDF
På alle centrale sider i systemet kan der eksporteres til Excel og eller PDF. Det er nyttigt, hvis du foretrækker at lave udsnit, afstemning eller stikprøver i egne arbejdspapirer.
Kontrolspor
For alle posteringer, indtægter og udgifter inkluderes et revisionsspor, hvor man kan se historikken for den enkelte post. Denne kan ses i bunden af alle fakturaer, udgifter og posteringer.
Kontrollere poster på resultatopgørelsen
Resultatopgørelsen viser foreningens indtægter og udgifter i perioden.
- Gå til Rapporter og vælg Resultatopgørelse
- Sikr at perioden og regnskabsåret er korrekt
- Gennemgå hovedlinjer og væsentlige udsving
- Klik ind på relevante konti for at se posteringer på kontoen
- Udtag stikprøver:
- Åbn posteringen
- Kontroller bilag og formål
Typiske fokusområder:
- Kontingent og faste opkrævninger: stemmer antal og niveau med generalforsamlingsbeslutninger
- Større vedligehold og driftsudgifter: bilagskontrol, korrekt konto og periode
- Engangsposter: forklaring og dokumentation
Afstemning af balancekonti
Balancekonti bør stemmes og dokumenteres pr. balancedagen.
- Gå til Rapporter og åbn Balance
- Vælg perioden så den dækker regnskabsårets slutdato
- Gennemgå alle balanceposter, typisk:
- Bankkonti
- Tilgodehavender og restancer
- Mellemregning med beboere
- Kreditorer og skyldige omkostninger
- Hensættelser og egenkapital poster
Bankkonti
- Åbn Økonomi og vælg Bankkonti
- Åbn den relevante bankkonto og se posteringer
- Afstem bankens saldo mod balancen pr. statusdato
Vigtigt at være opmærksom på:
- Nogle betalinger kan ligge tæt på årsskiftet og have bankdato i nyt år, men vedrøre gammelt år
- Hvis der er slettet eller rettet noget, kan der være modposteringer, som udligner hinanden
Tjekke bilag og dokumentation
Bilag kan typisk findes via:
- Udgifter: udgiften har bilag vedhæftet, og posteringer kan spores herfra
- Fakturaer: fakturaen kan åbnes, og PDF kan ses og downloades
Anbefalet arbejdsgang til bilagskontrol:
- Vælg en konto i resultatopgørelsen
- Åbn posteringer og udtag stikprøver
- Åbn posteringen
- Kontroller:
- Dato og periode
- Beløb og eventuel opdeling
- Formål, leverandør og sammenhæng med foreningens drift
- Bilagets kvalitet og sporbarhed
Restancer og opkrævninger
Indtægter i kommer typisk fra:
- Faste opkrævninger
- Manuelle fakturaer
- Ekstraopkrævninger
For revision af opkrævninger:
- Gå til Indtægter og fakturaer
- Kontroller:
- At opkrævningen er sendt til korrekt modtagergruppe
- At linjer og konti stemmer med foreningens kontoplan
- At beløb er rimelige og følger beslutninger
For restancer:
- Gå til Indtægter og Fakturaer
- Filtrer på ikke betalt eller delvist betalt
- Kontroller opfølgning, fx rykkere og påkrav hvis foreningen bruger det
Periodiseringer
Periodisering bruges, når en indtægt eller udgift vedrører et andet regnskabsår end det, den er bogført i.
Revisors fokus:
- At periodiseringer er anvendt konsekvent
- At beløb er rimelige og dokumenterede
- At de påvirker de rigtige perioder
Arbejdsgang:
- Identificer typiske periodiseringsområder:
- Forsikring, serviceaftaler, kontingenter, abonnementer
- Gennemgå posteringer omkring regnskabsårets slutdato
- Kontroller, at periodiserede beløb er flyttet til korrekt regnskabsår, og at der er en forklaring i teksten eller bilaget
Budget og afvigelser
Budgettet bruges til sammenligning i rapporter. Det er ikke et revisionsbevis i sig selv, men budget og afvigelser kan hjælpe til at identificere risikoområder og fokusere stikprøver.
- Gå til Rapporter og Budget
- Vælg regnskabsår
- Sammenlign realiseret med budget
- Identificer større afvigelser og følg dem til kontoniveau og posteringer
Praktiske tips til effektiv revision i Forenigsvirke Online
- Start i rapporterne, og klik dig ned i data, i stedet for at starte i posteringer
- Skift regnskabsår tidligt, så du ikke bruger tid i forkert periode
- Brug eksport til Excel når du skal lave afstemningsark eller samle stikprøver
- Brug balance pr. statusdato som styrende liste for afstemninger
- Ved tvivl om en postering: find kilden, udgift eller faktura, og se bilaget
