Hos Foreningsvirke tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt. Her kan du læse, hvordan vi behandler og beskytter persondata i forbindelse med administration af ejerforeninger, grundejerforeninger, haveforeninger og andelsboligforeninger.
Foreningsvirke administrerer foreninger på vegne af vores kunder. Vores kunder, typisk foreningens bestyrelse, er dataansvarlige, mens Foreningsvirke er databehandler.
Der er indgået databehandleraftaler med alle kunder ifbm. indgåelse af administrationsaftalen. Aftalen sikrer, at Foreningsvirke kun behandler personoplysninger efter instruks fra den dataansvarlige og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.
Vi behandler personoplysninger for at kunne levere administration, kommunikation og service i henhold til administrationsaftalen. Behandlingen sker for at kunne:
Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores opgaver, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er relevante.
Hvis vi på et tidspunkt ønsker at bruge oplysninger til et andet formål end det, de blev indsamlet til, vil du blive informeret og eventuelt blive bedt om at give samtykke.
Vi indsamler oplysninger på flere måder:
Ved brug af CPR-nummer eller andre følsomme oplysninger indhenter vi altid særskilt samtykke.
Vi behandler personoplysninger om følgende grupper:
De typiske oplysninger, vi behandler, er:
Vi kan også behandle følgende, hvis nødvendigt og oplyst af dig:
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Undtagelsesvis kan det ske ved tvister, erstatningssager eller misligholdelse, hvor det er nødvendigt for at varetage foreningens eller Foreningsvirkes legitime interesser.
Behandlingen sker på baggrund af følgende hjemler i databeskyttelsesforordningen:
I særlige tilfælde indhentes samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a, fx ved brug af CPR-nummer eller helbredsoplysninger.
Foreningsvirke videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde vores opgaver eller for at overholde lovgivningen. Eksempler:
Ved skift af administrator eller ejerskifte videregiver vi de nødvendige oplysninger til den nye part efter instruks fra den dataansvarlige.
Alle oplysninger anonymiseres, når det er muligt.
Foreningsvirke videregiver ikke personoplysninger til tredjelande uden for EU eller EØS. Hvis det på et tidspunkt bliver nødvendigt, vil du blive informeret, inden videregivelsen sker.
Foreningsvirke anvender underdatabehandlere til drift af it-systemer, hosting og økonomiløsninger. Disse kan omfatte leverandører af administrationssystemer, kommunikationsværktøjer og datalagring. Alle underdatabehandlere er kontraktligt forpligtet til at beskytte oplysningerne og må kun anvende dem til det formål, de er modtaget til.
Foreningsvirke har indført en række tekniske og organisatoriske tiltag for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug.
Tiltagene omfatter blandt andet:
Vores medarbejdere modtager løbende undervisning i datasikkerhed og håndtering af personoplysninger.
Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen eller for at overholde lovgivningen.
Som udgangspunkt slettes eller anonymiseres oplysninger senest fem år efter, at foreningen eller medlemmet er ophørt som kunde, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring.
Eksempler på dokumenter, der kan gemmes længere af hensyn til lovkrav:
Sletning sker som udgangspunkt automatisk efter fastlagte interne procedurer.
Du har følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger:
Du kan udøve dine rettigheder ved at skrive til kontakt@foreningsvirke.dk. Hvis du mener, at vi behandler dine oplysninger i strid med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger eller i lovgivningen. Den nyeste version findes altid på foreningsvirke.dk.
Foreningsvirke ApS
Kystvejen 37A, 8000 Aarhus C
CVR-nr.: 41411953
E-mail: kontakt@foreningsvirke.dk
