Mange frivillige bestyrelsesmedlemmer i ejerforeninger, grundejerforeninger, haveforeninger og andelsboligforeninger oplever tvivl om, hvor grænsen går for bestyrelsens beslutningsret. Hvad må man egentlig beslutte som bestyrelse, og hvornår skal en beslutning godkendes på generalforsamlingen? Denne artikel giver dig overblikket – med afsæt i praksis og erfaringer fra foreningsadministration.
I enhver forening er generalforsamlingen den øverste myndighed. Det er her, medlemmerne træffer de store beslutninger, der har betydning for hele foreningens økonomi, struktur eller fremtid. Bestyrelsen står til gengæld for den daglige drift og har til opgave at føre generalforsamlingens beslutninger ud i livet.
Det betyder, at bestyrelsen må træffe beslutninger inden for de rammer, generalforsamlingen har fastlagt. Når man sidder i bestyrelsen for en ejerforening, andelsboligforening eller anden boligforeningstype, er det derfor afgørende at forstå denne rollefordeling – ikke mindst for at sikre tillid og gennemsigtighed i samarbejdet med medlemmerne.
Bestyrelsen har kompetence til at træffe beslutninger, der vedrører den løbende drift af foreningen. Det gælder for eksempel håndtering af opkrævninger, betaling af regninger, mindre reparationer, kommunikation med medlemmerne og koordinering med håndværkere eller leverandører. Hvis opgaven ligger inden for det vedtagne budget og ikke ændrer grundlæggende forhold i foreningen, kan bestyrelsen som regel handle uden at spørge generalforsamlingen først.
Et konkret eksempel: Hvis taget skal repareres som led i den almindelige vedligeholdelse, og udgiften er indeholdt i det godkendte budget, kan bestyrelsen gå videre uden at spørge generalforsamlingen. Men hvis det vurderes, at taget skal udskiftes, og det kræver optagelse af lån eller ekstraordinær opkrævning, skal beslutningen træffes af generalforsamlingen.
Det samme gælder for akutte forhold, som skal håndteres hurtigt – eksempelvis ved vandskade, nedbrud eller sikkerhedsrisici. Her er det bestyrelsens ansvar at handle på foreningens vegne og sikre, at nødvendige foranstaltninger bliver iværksat.
Der er en række beslutningstyper, som kræver godkendelse fra generalforsamlingen, uanset om bestyrelsen måtte være enig om, hvad der er bedst for foreningen. Det gælder blandt andet:
Fælles for disse beslutninger er, at de påvirker medlemmernes økonomiske eller juridiske forhold. Her er det ikke nok, at bestyrelsen vurderer, at beslutningen er hensigtsmæssig – det kræver et mandat fra foreningens medlemmer.
Selvom der findes generelle retningslinjer, er det i sidste ende foreningens egne vedtægter, der bestemmer, hvor beslutningskompetencen ligger. Derfor bør bestyrelsen altid kende vedtægternes ordlyd og søge afklaring, hvis noget er uklart. I ejerforeninger er det ofte lov om ejerlejligheder og normalvedtægten, der danner rammen, mens andelsboligforeninger er reguleret af andelsboligforeningsloven. For grundejerforeninger og haveforeninger er det som regel alene vedtægterne, der gælder.
En professionel administrator kan hjælpe med at vurdere, hvornår en beslutning ligger inden for bestyrelsens mandat – og hvornår det er nødvendigt med en generalforsamlingsbeslutning. Hvis jeres forening er administreret ved Foreningsvirke, er det altid muligt at hente sparring og vejledning ved jeres kontaktperson i vedtægtsspørgsmål som dette - det er naturligvis inkluderet i jeres faste pris.
Selvom bestyrelsen har beføjelser til at handle i det daglige, betyder det ikke, at man bør gøre det i stilhed. Tværtimod viser vores erfaring, at gennemsigtighed og løbende kommunikation med medlemmerne er med til at skabe ro og opbakning. Når medlemmerne forstår, hvad bestyrelsen gør – og hvorfor – styrker det tilliden til bestyrelsens arbejde.
Hos Foreningsvirke rådgiver vi dagligt bestyrelser i ejerforeninger, grundejerforeninger, andelsboligforeninger og haveforeninger. Vi oplever, at de fleste konflikter i foreningsregi ikke skyldes uenighed om beslutninger, men manglende information og inddragelse.
.svg){kind=icon}