Administrator eller revisor i ejerforeningen – hvem gør hvad?

Som bestyrelse i en ejerforening har I ansvar for foreningens økonomi og drift. Men I står sjældent alene. De fleste foreninger samarbejder både med en administrator og en revisor – to professionelle aktører, der på hver sin måde bidrager til, at foreningen fungerer trygt og lovligt. Alligevel oplever mange bestyrelser usikkerhed om, hvem der egentlig gør hvad, og hvordan ansvaret fordeler sig.

I denne artikel får I et klart overblik over forskellen mellem en administrator og en revisor i en ejerforening – og hvordan I som bestyrelse bedst samarbejder med begge parter.

Hvad laver en administrator i en ejerforening?

En ejendomsadministrator er en professionel partner, der varetager den daglige administration af ejerforeningen på vegne af bestyrelsen. Administratoren fungerer som et forlænget led af bestyrelsen og hjælper med alt det praktiske, juridiske og økonomiske, som kræver overblik og erfaring.

Typiske opgaver for administratoren:

• Udarbejdelse af budget og årsregnskab
• Opkrævning af fællesudgifter og rykkerprocedurer
• Betaling af regninger og bogføring
• Kontakt med beboere, leverandører og myndigheder
• Juridisk og praktisk rådgivning til bestyrelsen
• Forberedelse og evt. deltagelse i generalforsamling
• Vedligeholdelse af medlemslister og tinglysningsoplysninger

Administratorens opgave er at understøtte bestyrelsens beslutninger og sikre, at foreningen drives professionelt og i overensstemmelse med vedtægter, lovgivning og god praksis.

Vigtigt at forstå:

Administratorer træffer ikke beslutninger på egen hånd. Det er bestyrelsen, der har den formelle ledelse. Administratoren udfører – og rådgiver.

Hvad laver en revisor i en ejerforening?

Revisoren har en helt anden rolle. Hvor administratoren deltager i driften, har revisoren en kontrollerende funktion. Det er revisorens opgave at gennemgå og vurdere foreningens årsregnskab og sikre, at det giver et retvisende billede af foreningens økonomi.

Revisorens opgaver omfatter:

• Gennemgang og revision af årsregnskabet
• Kontrol af bilag, bankkonti og posteringer
• Udtalelse om, hvorvidt budget og regnskab hænger sammen
• Afgivelse af revisionspåtegning

Revisoren arbejder uafhængigt af bestyrelsen og administratoren – og har alene til opgave at kontrollere og validere de oplysninger, der fremgår af det økonomiske materiale.

Samspillet mellem administrator og revisor

Det er vigtigt, at administrator og revisor samarbejder – men på en måde, hvor rollerne ikke blandes sammen. En god administrator sørger for, at regnskabsmaterialet er korrekt og gennemarbejdet, så revisoren kan foretage sin kontrol uden unødigt arbejde.

Samtidig skal revisoren kunne stille kritiske spørgsmål – også til administratorens arbejde – uden at være under pres fra hverken bestyrelse eller administration.

Typisk forløber samarbejdet således:

• Administrator udarbejder årsregnskabet og budgettet.
• Materialet sendes til revisor, som foretager gennemgang og kontrol.
• Revisor udarbejder sin påtegning og eventuelle bemærkninger.
• Det færdige regnskab udsendes til medlemmerne og behandles på generalforsamlingen.

Hvad er bestyrelsens ansvar?

Selvom både administrator og revisor er professionelle samarbejdspartnere, er det bestyrelsen, der bærer det formelle ansvar for foreningens økonomi og drift. Det betyder, at:

• Bestyrelsen skal sikre, at administrationen er korrekt og forsvarlig.
• Bestyrelsen skal godkende regnskab og budget, før det sendes videre til revisor.
• Bestyrelsen skal følge op på eventuelle bemærkninger fra revisor.
• Bestyrelsen kan stilles til ansvar, hvis der opstår fejl eller forsømmelser.

En administrator kan være en stor hjælp i hverdagen, men det fritager ikke bestyrelsen for ansvar – hverken moralsk eller juridisk.

Skal vi have både administrator og revisor?

Ja, i langt de fleste ejerforeninger er det nødvendigt – og ofte lovpligtigt – at have begge funktioner adskilt. Administration og revision er to forskellige discipliner, og foreningens økonomiske integritet forudsætter, at én part fører regnskab og en anden fører tilsyn.

Det er vigtigt, at administrator ikke også fungerer som revisor, da det skaber interessekonflikt og svækker gennemsigtigheden.

I små foreninger uden professionel administration kan regnskabet teknisk set føres af kassereren, men der skal stadig vælges en uafhængig revisor – fx en statsautoriseret revisor, registreret revisor eller en valgt intern revisor. Den valgte interne revisor kan være et medlem af foreningen med regnskabsmæssig erfaring.

Hvad koster det – og hvordan skal vi vælge?

Priserne på administration og revision varierer afhængigt af foreningens størrelse, kompleksitet og behov. Her er nogle overordnede retningslinjer:

• Administrator: Hos Foreningsvirke tilbyder vi én samlet, gennemsigtig pris på administration af ejerforeninger uden tillægsgebyrer – inkl. regnskab, budget, opkrævninger, rådgivning og digital adgang.
• Revisor: Typisk en fast årlig pris, der afhænger af arbejdets omfang. Ofte mellem 10.000 og 15.000 kr. for mindre foreninger.

Når I vælger, bør I se på mere end pris. Erfaring med ejerforeninger, forståelse for foreningsdrift og evne til at samarbejde med frivillige bestyrelser bør vægte tungt.