Når man som bestyrelse i en ejerforening, andelsboligforening eller grundejerforening skal vælge administrator, er det let at blive fristet af et lavt administrationshonorar. Men prisen, der står på forsiden af tilbuddet, fortæller sjældent hele historien. Mange foreninger oplever, at der løbende opkræves ekstra gebyrer for helt almindelige administrative ydelser – og det kan i sidste ende gøre administrationen både dyrere og mere uoverskuelig.
I denne artikel ser vi nærmere på, hvilke tillægsydelser I skal være særligt opmærksomme på, og hvorfor gennemsigtighed i prissætningen er så afgørende. Vi ser også på, hvornår det faktisk kan være fornuftigt, at enkelte ydelser ikke er inkluderet – og hvorfor det ikke bør forveksles med uigennemsigtige gebyrmodeller.
Mange administratorer benytter en prisstruktur, hvor selve administrationshonoraret holdes lavt – men hvor en lang række opgaver faktureres særskilt. Det kan give indtryk af en konkurrencedygtig pris, men i praksis viser det sig ofte, at de ydelser, som foreningen har behov for hvert eneste år, ikke er dækket.
Hvis I ikke gennemgår alle poster og betingelser nøje, risikerer I at underskrive en aftale, hvor det samlede årlige beløb bliver markant højere, end I først troede. Det kan skabe frustration og mistillid – især hvis bestyrelsen skal redegøre for stigende udgifter over for medlemmerne.
Her er nogle af de ydelser, der ofte faktureres som tillæg, men som i mange foreninger udgør en helt naturlig og tilbagevendende del af den løbende administration:
Når ydelser som disse ikke er inkluderet, bør det give anledning til grundige spørgsmål. For langt de fleste boligforeninger er det opgaver, som ikke bare er ønskelige, men nødvendige – og som indgår i det årlige forløb. Hvis de takseres som ekstraarbejde, betyder det, at bestyrelsen ikke har vished om foreningens faste driftsomkostninger.
Selvom vi hos Foreningsvirke arbejder med én fast, gennemskuelig pris, betyder det ikke, at alt nødvendigvis skal være inkluderet i en administrationsaftale. I nogle tilfælde giver det mening, at visse ydelser tilkøbes – særligt når de kun benyttes sjældent.
Et godt eksempel er deltagelse i generalforsamling. Hos os er det ikke en fast del af aftalen, fordi de fleste af vores foreninger selv varetager den opgave. Det skyldes, at vi hvert år udsender klare guides og tilbyder rådgivning op til generalforsamlingen. Vi klæder bestyrelsen på med vejledning, skabeloner og sparring, så de trygt kan afholde mødet uden behov for fysisk deltagelse fra os. Ønsker foreningen alligevel vores tilstedeværelse, kan det tilkøbes – men det er sjældent nødvendigt.
Det vigtige skel går altså mellem ydelser, som er valgfrie og sjældent anvendes, og ydelser, der er fundamentale for den løbende drift. Det er problematisk, når sidstnævnte ikke er en del af grundpakken – og det er præcis dér, mange gebyrbaserede modeller bliver uhensigtsmæssige.
Hos Foreningsvirke har vi valgt en enkel og ærlig model: billig ejendomsadministration uden skjulte gebyrer. Vi tilbyder én samlet pris, der dækker det, en moderne boligforening har brug for – hverken mere eller mindre.
Det giver jer som bestyrelse det nødvendige økonomiske overblik og sparer jer for at bruge tid på at gennemskue fakturaer og tillægspriser. I ved, hvad administrationen koster – og hvad I får for pengene.
Når I indhenter tilbud på administration, kan følgende spørgsmål hjælpe jer med at undgå ubehagelige overraskelser:
Hvis der ikke gives klare svar, er det ofte et tegn på, at prisen ikke er så gennemskuelig, som den burde være.
Som bestyrelse har I rigeligt at se til. Administrationen skal være en støtte – ikke en kilde til tvivl og ekstraudgifter. En gennemskuelig aftale med faste rammer giver ro til at fokusere på det, der virkelig betyder noget: beboerdemokrati, vedligeholdelse og god drift.
Overvej derfor ikke kun, hvad der står på første side af tilbuddet – men hvad det hele faktisk kommer til at koste jer som forening.
.svg){kind=icon}